Las 6 funciones básicas de la empresa (Parte 2)
Para que una organización funcione como un cuerpo sano y ordenado, no basta con producir bienes en el taller, salir a venderlos a los clientes o conseguir el dinero para financiar las operaciones. Una empresa que únicamente se concentra en fabricar, comprar y vender puede derrumbarse con facilidad si descuida la protección física de sus instalaciones, si desconoce los números exactos de lo que gasta y gana, o si carece de un liderazgo central que indique hacia dónde deben caminar todos los trabajadores.
Al observar las industrias de su época, Henri Fayol comprendió que los negocios necesitaban mecanismos de control y cuidado interno para no perder el esfuerzo acumulado en las jornadas de trabajo. Por esta razón, complementó su modelo empresarial con tres áreas determinantes: la función de seguridad, la función contable y la función administrativa. Mientras que las dos primeras se encargan de proteger el patrimonio y medir la realidad económica del negocio, la función administrativa se sitúa en la parte más alta de la estructura, actuando como el cerebro coordinador que da sentido y dirección a todas las actividades de la organización.
La función de seguridad: Protección de los bienes y de las personas
La función de seguridad reúne todas aquellas medidas, normas y acciones destinadas a proteger los recursos materiales de la empresa frente a imprevistos y desastres, así como a cuidar la salud, la integridad física y la tranquilidad de todos los trabajadores que forman parte de la compañía. Fayol definió esta área como el escudo indispensable que defiende al negocio contra cualquier peligro que pueda amenazar su supervivencia o alterar su marcha normal.
A menudo, las empresas cometen el error de considerar la seguridad como un gasto secundario o innecesario, porque no genera ingresos de dinero de forma directa como lo hacen las ventas. Sin embargo, un solo siniestro grave puede destruir en minutos años de esfuerzo productivo e inversiones millonarias. Si una fábrica de muebles sufre un incendio en sus almacenes por no contar con sistemas de protección, o si pierde herramientas valiosas debido a robos continuos por falta de control en las puertas de salida, el negocio puede quebrar de inmediato sin importar lo talentosos que sean sus carpinteros o lo conocidos que sean sus productos en el mercado.
El alcance de la función de seguridad se divide en dos campos prioritarios:
La seguridad de los bienes y activos materiales
Consiste en preservar las instalaciones físicas, los edificios, la maquinaria pesada, las materias primas y los productos terminados contra todo tipo de riesgos externos e internos. Esto abarca la implementación de medidas concretas:
- Prevención de siniestros y desastres naturales: Instalación de sistemas contra incendios, detectores de humo, salidas de emergencia despejadas, pararrayos y techos diseñados para soportar tormentas o inundaciones.
- Vigilancia y resguardo patrimonial: Control de acceso en las entradas del establecimiento, uso de cerraduras de seguridad, registro de personas ajenas a la planta y auditorías periódicas para evitar la sustracción o el extravío de herramientas y mercancías en los almacenes.
- Mantenimiento de coberturas y pólizas de seguro: Negociación y contratación de seguros comerciales que indemnicen a la empresa en caso de accidentes mayores, destrucción de transporte de carga o pérdidas causadas por disturbios civiles.
La seguridad y salud de las personas
En el pensamiento de Fayol, la seguridad del personal no es únicamente un asunto ético o humano, sino una condición técnica fundamental para la eficiencia del trabajo. Cuando los operarios trabajan en condiciones peligrosas, temiendo cortarse con cuchillas sin protección o respirar sustancias tóxicas en talleres sin ventilación, el rendimiento disminuye drásticamente debido a la ansiedad, los nervios y la desconcentración.
La protección de los colaboradores incluye la entrega de implementos adecuados como cascos, guantes y protectores oculares, la colocación de defensas en los engranajes descubiertos de las máquinas y el cumplimiento de pausas que eviten el cansancio extremo que da origen a accidentes laborales. Asimismo, esta área vela por la estabilidad en el empleo y el cumplimiento de las normas laborales legales, evitando huelgas, paralizaciones imprevistas o conflictos colectivos que detengan el funcionamiento de los talleres. Una fuerza laboral que se siente segura y respaldada trabaja con mayor dedicación, reduce el ausentismo y genera productos con mejores acabados.
La función contable: El registro sistemático y el termómetro de la empresa
La función contable abarca el conjunto de métodos, registros y análisis numéricos que permiten conocer con exactitud la situación económica y patrimonial de la empresa en cualquier momento. Fayol se refirió a la contabilidad como el órgano de visión de la organización. Sin ella, los directivos se encuentran en la misma situación que un navegante que intenta cruzar un océano de noche, en medio de la niebla y sin brújula: no saben dónde están parados, ignoran a qué velocidad avanzan y no tienen manera de detectar si se aproximan a un arrecife que destruirá su embarcación.
En las empresas pequeñas o mal administradas, suele confundirse la labor contable con la simple obligación de pagar impuestos al Estado o con guardar facturas en carpetas para mostrarlas si llega un inspector. Fayol demostró que la contabilidad es una herramienta gerencial activa que debe responder a diario a tres preguntas cruciales: ¿cuánto tenemos?, ¿cuánto debemos? y ¿estamos ganando o perdiendo dinero con lo que hacemos?
Para cumplir esta misión estratégica, la función contable desarrolla cuatro actividades esenciales dentro de la vida corporativa:
- Los inventarios detallados: Es el registro físico y documentado de todos los bienes que pertenecen a la empresa en una fecha determinada. Incluye el conteo exacto de las materias primas almacenadas, las piezas que están a medio armar en el taller, los productos listos para la entrega, las herramientas disponibles y la maquinaria en funcionamiento. Mantener inventarios al día evita comprar materiales repetidos que ya se tienen en bodega o detener la producción por la falta sorpresiva de un insumo pequeño.
- Los balances y estados de resultados: Son resúmenes financieros elaborados en periodos regulares que muestran el valor total de las posesiones de la compañía frente a las deudas pendientes con proveedores y bancos. Permiten ver con total claridad si el patrimonio neto de la empresa está creciendo gracias a una buena gestión o si se está reduciendo por gastos descontrolados.
- El cálculo minucioso de los costos: Consiste en determinar cuánto cuesta con exactitud producir cada unidad de producto o prestar cada servicio individual. Para saber el costo de un mueble de madera, la contabilidad calcula el precio de la madera, el pegamento, las horas de sueldo de los carpinteros y la proporción de electricidad consumida por las sierras eléctricas. Si una empresa desconoce sus costos unitarios reales, corre el grave peligro de fijar precios de venta muy bajos que le hagan perder dinero en cada artículo que vende creyendo falsamente que está obteniendo ganancias.
- Las estadísticas operativas y comerciales: La función contable no se limita a mirar el pasado; recopila información cuantitativa sobre el rendimiento de las máquinas, las horas de trabajo empleadas, las devoluciones por fallas y la puntualidad de los clientes en sus pagos. Estos datos estadísticos permiten comparar los resultados de este mes con los del año anterior, alertando a la gerencia sobre anomalías o caídas de rendimiento antes de que sea demasiado tarde para corregirlas.
Una contabilidad clara, rápida y honesta es la base de la confianza empresarial. Facilita que los bancos otorguen préstamos a tasas convenientes, que los inversionistas decidan aportar capital fresco a la sociedad y que los administradores tomen decisiones apoyadas en certezas matemáticas y no en simples corazonadas.
La función administrativa: La cúspide que gobierna a la organización
Al llegar a la función administrativa, el modelo de Henri Fayol alcanza su punto más alto y original. Fayol estableció una distinción muy clara que marcó la historia de las ciencias económicas: la administración no es un departamento más dentro de la empresa; es la función rectora que coordina, integra y supervisa a todas las demás.
Las cinco funciones estudiadas hasta este punto poseen campos de acción muy delimitados y manejan materias específicas: la función técnica trabaja con herramientas y materiales para transformarlos; la función comercial negocia con clientes y proveedores en el mercado; la financiera gestiona el dinero y los créditos bancarios; la de seguridad custodia los bienes e instalaciones; y la contable procesa cifras, comprobantes y balances. Cada una de ellas atiende una parte de la realidad del negocio, pero ninguna tiene una visión panorámica de la empresa completa.
Si se dejara a cada área trabajar por su cuenta sin una dirección central, la empresa caería en la anarquía en cuestión de días. Los ingenieros del área técnica querrían comprar la maquinaria más cara y sofisticada del mercado sin importar el presupuesto; los contables buscarían recortar gastos de forma desmedida impidiendo el mantenimiento de los talleres; y los vendedores ofrecerían descuentos excesivos a los clientes para cerrar ventas rápidas sin consultar los costos de fabricación.
Para evitar este caos y armonizar todos los intereses, existe la función administrativa. Su tarea exclusiva consiste en articular todas las fuerzas de la organización para alcanzar las metas generales del negocio. Administrar no significa fabricar, ni comprar, ni llevar libros de cuentas; administrar significa conducir a la empresa hacia su objetivo asegurando el aprovechamiento óptimo de todos sus recursos disponibles.
Para explicar qué hace en la práctica un administrador, Fayol formuló los cinco elementos cardinales que componen el acto de administrar:
- Prever (Planificar): Escudriñar el futuro de la empresa, anticipar las tendencias del mercado, evaluar los riesgos económicos y trazar un plan de acción claro que defina qué metas se deben alcanzar en plazos determinados.
- Organizar: Diseñar la estructura material y social de la empresa. Consiste en dotar al negocio de las herramientas, el espacio físico y el personal necesario, definiendo con exactitud los puestos de trabajo, las responsabilidades de cada cargo y las líneas jerárquicas de mando.
- Mandar (Dirigir): Poner en marcha el motor humano de la organización. Implica orientar, guiar e instruir al personal mediante órdenes claras y buen ejemplo moral, logrando que cada colaborador cumpla sus tareas con entusiasmo y dedicación.
- Coordinar: Armonizar y unir todos los actos y esfuerzos individuales. Es la labor de enlazar a los departamentos para que el área de producción entregue a tiempo los pedidos que el área de ventas prometió a los clientes, evitando choques, retrasos y malos entendidos entre las secciones.
- Controlar: Comprobar y vigilar que todo lo que ocurre en la empresa se realice de acuerdo con el plan general trazado, las órdenes dadas y los principios admitidos. Su objetivo es señalar las fallas y los errores cometidos para repararlos y evitar que vuelvan a presentarse en el futuro.
El esquema de integración y la supremacía del acto de administrar
Para visualizar la jerarquía y el papel central que Henri Fayol asignó a la administración frente al resto de las actividades operativas, el siguiente esquema muestra cómo la función administrativa envuelve y conduce a las otras cinco áreas del negocio:
graph TD
A[FUNCIÓN ADMINISTRATIVA: Prever, Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar] --> B[Función Técnica: Producción y Fabricación]
A --> C[Función Comercial: Compras, Ventas y Mercados]
A --> D[Función Financiera: Capitales y Liquidez]
A --> E[Función de Seguridad: Protección de Bienes y Personas]
A --> F[Función Contable: Inventarios, Costos y Balances]
B -. Información y Resultados .-> A
C -. Información y Resultados .-> A
D -. Información y Resultados .-> A
E -. Información y Resultados .-> A
F -. Información y Resultados .-> AComo se observa en el esquema, ninguna de las funciones básicas puede operar de manera aislada. La función administrativa actúa como el director de una orquesta musical: los violinistas, trompetistas y percusionistas pueden ser músicos extraordinarios con dominio perfecto de sus instrumentos técnicos, pero si no existe un director que marque los tiempos de entrada, regule el volumen y asegure que todos toquen la misma partitura, el resultado no será música armoniosa sino un ruido insoportable.
De la misma manera, en una empresa moderna, los ingenieros, los contadores, los vigilantes, los tesoreros y los agentes comerciales necesitan de la función administrativa para alinear sus esfuerzos diarios. Esta visión integradora de Fayol permitió que la administración fuera reconocida no como un simple conjunto de trámites burocráticos, sino como la disciplina profesional de más alto valor dentro de cualquier organización, responsable de asegurar que el trabajo colectivo produzca riqueza, estabilidad y bienestar para toda la sociedad.